1. Préambule
Qairnel, société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) de Nanterre sous le numéro 919 730 390, dont le siège social est 24 B avenue Victor Hugo 92340 Bourg-La-Reine (“Site”), comprenant deux environnements, l’un à destination du grand public, l’autre à destination des professionnels de santé et psychologues partenaires de Qairnel (“* Partenaires de santé*”).
Le Site permet aux personnes qui s’inquiètent pour leur mémoire ou celle d’un de leur proche, de réaliser un questionnaire d’orientation (“Questionnaire d’orientation”) librement accessible, lequel vise à identifier les personnes ayant besoin de recueillir un avis médical (“Visiteurs”) et, le cas échéant, après création d’un compte (" Questionnaire de préconsultation”).
Dans ce cadre, Qairnel, traite, aux fins de fourniture des Fonctionnalités et des Services, les données à caractère personnel des Visiteurs et des Usagers (ensemble, les “Utilisateurs”), dans le respect de la règlementation applicable, soit à date le Règlement n°2016/679 (UE) du 27 avril 2016 dit règlement général sur la protection des données (“RGPD”), la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (“LIL”) (ensemble, la “* Règlementation applicable*”).
À ce titre, la présente politique de confidentialité a pour objet d’informer l’Utilisateur sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Qairnel dans le cadre de la fourniture des Services, et le cas échéant, de recueillir leur(s) consentement(s) aux traitements de données de santé.
2. Définitions
Les termes commençant par une majuscule sont, soit définis aux présentes, soit ont le sens qui leur est donné par la Règlementation applicable, et notamment le RGPD, tels que notamment les termes “Données à caractère personnel”, " Traitement", “Responsable du traitement”, “Sous-traitant”, “Destinataire” ou encore “Violation de données”.
3. Origine des Données à caractère personnel
Qairnel traite, en qualité de Responsable du traitement ou de Sous-traitant selon les finalités, les Données à caractère personnel de Visiteurs et Usagers renseignées par l’Utilisateur, ou par les Partenaires de santé. Lorsque les Données à caractère personnel ne concernent pas l’Utilisateur, il appartient à ce dernier de porter à la connaissance de la Personne concernée la présente politique de confidentialité.
4. Responsabilités de traitement
4. 1. Qairnel Responsable du traitement
Qairnel agit en qualité de Responsable du traitement s’agissant des opérations du traitement liées :
- au Questionnaire d’orientation et à son envoi au Visiteur à son adresse email, à sa demande;
- à l’envoi à la demande du Visiteur du Questionnaire d’orientation à son médecin traitant, dont il renseigne alors l’adresse email;
- à la localisation du Visiteur en vue de la mise en relation en relation avec un Partenaire de santé ;
- aux exercices pour renforcer sa mémoire ;
- aux services partenaires proposés par Qairnel, tels que, repérage, dépistage, mesure de biomarqueurs digitaux, télésurveillance ;
- à la création et à la gestion du Compte Usager
- la gestion des rendez-vous pour le compte de l’Usager & l’envoi d’un email de confirmation à l’Usager afin de lui rappeler son rendez-vous ;
- à l’anonymisation des Données issues du Questionnaire d’orientation et/ou de préconsultation pour procéder à des recherches ou statistiques par Qairnel;
- à l’application des critères d’éligibilité à un essai clinique aux Données de l’Usager afin de pouvoir lui proposer d’ y participer ;
- à la gestion du parcours de soin de l’Usager, afin de l’adresser d’un Partenaire de santé à un autre, et, le cas échéant, avec le consentement de l’Usager, à la transmission des documents médicaux produits d’un Partenaire de santé à un autre ;
- au formulaire de contact Qairnel ;
- à la gestion de réclamations et de l’exercice des droits associés aux traitements pour lesquels Qairnel agit comme Responsable du traitement*.*
4. 2. Qairnel Sous-traitant
Qairnel agit également en qualité de Sous-Traitant du Partenaire de santé s’agissant des opérations de traitement liées :
- à la fourniture des Services (mise à disposition des Questionnaires complétés, et autres fonctionnalités, notamment suivi longitudinal) aux Partenaires de santé ;
- à la réclamation et à l’exercice des droits des Usagers pour lesquels le Partenaire de santé agit comme Responsable du traitement conformément à l’article “Droits de l’Utilisateur et retrait du consentement”.
5. Durée de conservation
Les Données à caractère personnel de l’Utilisateur qui sont traitées par Qairnel, en qualité de Responsable du traitement, le sont pour des durées n’excédant pas celles strictement nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.
Dans le cadre des Traitements effectués en qualité de Sous-Traitant, la durée de conservation des données est déterminée par le Responsable du traitement pour le compte duquel elle intervient. Pour plus de détails, l’Utilisateur peut s’adresser directement aux Responsables de traitement.
Au terme des durées de conservation, les Données du Visiteur ou de l’Usager sont supprimées ou anonymisées le cas échéant.
Compte tenu des obligations légales d’archivage s’imposant au Partenaire de santé, celui-ci est susceptible de conserver, sur son propre outil, les Données à caractère personnel des Usagers pour des durées plus longues que celles indiquées ci-dessous afin de respecter ses obligations légales et assurer la prise en charge de l’Usager.
6. Caractéristiques des traitements
Traitements réalisés par Qairnel en qualité de Responsable du traitement
| Finalités | Données traitées | Base légale | Personnes concernées | Durée du traitement |
|---|---|---|---|---|
| Envoi au Visiteur du Questionnaire d’orientation | Adresse email du Visiteur ; Contenu du mail (Bilan adressé par Qairnel faisant état des difficultés cognitives du Visiteur) | Visiteurs | Suppression/anonymisation immédiate en l’absence de création de Compte Usager sur le Site | |
| Envoi du Questionnaire d’orientation au médecin traitant du Visiteur | Adresse email de l’Utilisateur ; Contenu du mail (Bilan adressé par Qairnel faisant état des difficultés cognitives du Visiteur) | Consentement | Visiteurs | Suppression/anonymisation immédiate en l’absence de création de Compte Usager sur le Site |
| Données de localisation du Visiteur en vue de la mise en relation en relation avec un Partenaire de santé | Données de géolocalisation/Adresse du Visiteur | Consentement | Visiteurs | Suppression immédiate après la localisation en l’absence de création de Compte Usager sur le Site |
| Exercices cognitifs et services partenaires proposés par Qairnel | Adresse postale et/ou adresse email | Consentement | Usagers | Pendant la durée de fourniture des fonctionnalités et services par Qairnel |
| Création et gestion du Compte Usager | prénom, nom, date de naissance, adresse email, numéro de téléphone, adresse | Consentement | Usagers | Trois (3) ans à compter de la dernière activité sur le Compte Usager ou Jusqu’à la résiliation/supression de son compte |
| Gestion des rendez-vous pour le compte de l’Usager & envoi d’un email de confirmation à l’Usager afin de lui rappeler son rendez-vous | prénom, nom, date de naissance, adresse email, numéro de téléphone, adresse | Consentement | Usagers | Trois (3) ans à compter du dernier rendez-vous pris par l’Usager avec son Partenaire de santé ou Jusqu’à la suppression/ résiliation/suspension de son compte |
| Anonymisation des Données issues du Questionnaire d’orientation et/ou de préconsultation pour procéder à des études ou statistiques par Qairnel | Données issues du Questionnaire d’orientation : Données non-identifiantes relatives aux habitudes de vie du Visiteur/Usager et les antécédents ; Données issues du Questionnaire de préconsultation : Données d’identification : sexe, date de naissance, nom, prénom, âge ; Données de formation professionnelle/scolarité : profession, niveau d’études, travail, activités bénévoles et associatives ; Données de santé : taille, poids, latéralité, existence de difficultés d’apprentissage ou de troubles du neurodéveloppement pendant la scolarité, problèmes de santé actuels, antécédents médicaux personnels et familiaux, traitements suivis, toxiques, motif de la plainte, contenu des plaintes suspectes, état psychoaffectif, iAdL ; Données non-identifiantes relatives aux habitudes de vie de l’Usager | Consentement | Utilisateurs | Données supprimées à l’issue du processus d’anonymisation |
| Afin de proposer la participation à des essais cliniques, application des critères d’éligibilité aux Données de l’Usager | Selon le moyen par lequel l’Usager a accepté d’être recontacté : numéro de téléphone et adresse email de l’Usager | Consentement | Usagers | Trois (3) ans à compter de la collecte de l’adresse email et/ou du numéro de téléphone de l’Usager ou jusqu’au retrait du consentement de l’Usager ou la suppression de son compte |
| Gestion du parcours de soin de l’Usager & Transmission de documents médicaux à un autre Partenaire de santé | Données issues des Questionnaires d’orientation, de préconsultation et données générées pendant la consultation | Consentement explicite de l’Usager au traitement de ses données de santé | Usagers | Trois (3) ans à compter du dernier rendez-vous pris par l’Usager avec un Partenaire de santé ou jusqu’à la résiliation/suspension de son compte |
| Formulaire de contact Qairnel | Adresse email : Contenu du message adressé | Intérêt légitime | visiteurs du site n’ayant pas rempli le Questionnaire d’orientation | Trois (3) ans à compter du dernier contact avec l’Utilisateur |
| Gestion de réclamations et de l’exercice des droits associés aux traitements | Données d’identification de la personne concernée - Pièce d’identité | Obligation légale | Utilisateurs | Cinq (5) ans à compter de la demande de droit en archivage intermédiaire. Pièce d’identité conservée uniquement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. |
| Traitement des données à des fins de facturation du Partenaire de santé | Données d’identification de la personne concernée associées à un rendez-vous avec un Partenaire de santé | Intérêt légitime | Usagers | 10 ans à compter du premier rendez-vous avec un Partenaire de santé |
Traitements réalisés par Qairnel en qualité de Sous-Traitant du Partenaire de santé
| Finalités | Données traitées | Personnes concernées |
|---|---|---|
| Fourniture des Services (mise à disposition des Questionnaires complétés, mise à disposition de prescription, et autres fonctionnalités, notamment suivi longitudinal) aux Partenaires de santé | Données d’identification : sexe, date de naissance, nom, prénom, âge ; Données de formation professionnelle/scolarité : profession, niveau d’études, travail, activités bénévoles et associatives Données de santé : taille, poids, latéralité, existence de difficultés d’apprentissage ou de troubles du neurodéveloppement pendant la scolarité, problèmes de santé actuels, antécédents médicaux personnels et familiaux, traitements suivis, toxiques, motif de la plainte, contenu des plaintes suspectes, état psychoaffectif, iAdL \Données relatives à la vie sociale de l’usager (habitudes de vie) | Usagers |
| Gestion de réclamations et de l’exercice des droits associés aux traitements | Données d’identification de la personne concernée ; Pièce d’identité | Usagers |
7. Destinataires des Données personnelles
Qairnel est susceptible de communiquer les Données de l’Utilisateur à des Destinataires autorisés et soumis à une obligation appropriée de confidentialité, qui peuvent être internes ou externes selon les cas :
- les destinataires internes sont les membres du personnel de Qairnel dont les attributions, fonctions et missions justifient qu’ils traitent celles des Données de l’Utilisateur pour les finalités afférentes à leurs attributions, fonctions et missions, telles que prévues par la présente Politique de confidentialité, ce, dans le respect des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par Qairnel pour préserver la confidentialité et la sécurité des Données ;
- les destinataires externes sont, selon la finalité, les suivants :
- les Sous-traitants auxquels Qairnel recourt, et notamment le webmaster et le prestataire d’hébergement ;
- le Partenaire de santé intervenant dans la prise en charge de l’Usager.
8. Hébergement des Données personnelles
L’Utilisateur est informé que Qairnel a recours à OVH en tant qu’Hébergeur de Données de Santé (certifié HDS) au sens de l’article L1111-8 du code de la santé publique.
Conformément à ce dernier, tout Utilisateur peut s’opposer, en raison d’un motif légitime, à l’hébergement de ses données de santé dans les conditions prévues ci-après.
9. Droits de l’Utilisateur et retrait du consentement
Conformément à la Règlementation applicable, l’Utilisateur a le droit d’accéder à ses Données à caractère personnel. L’Utilisateur dispose par ailleurs, selon la situation, des droits de rectification et d’effacement de ses Données à caractère personnel ainsi que du droit de s’opposer à leur traitement le cas échéant. L’Utilisateur dispose enfin du droit à la portabilité de leurs données, à la limitation du traitement et du droit de formuler des directives relatives au traitement de leurs données après son décès.
Selon la base légale du traitement utilisé, l’Utilisateur dispose également du droit de retirer son consentement au Traitement de ses Données de santé, étant toutefois précisé que le retrait du consentement peut dégrader les Fonctionnalités ou les Services qui lui sont fournis par la Société et/ou emporte renonciation au bénéfice des Services.
S’agissant des traitements pour lesquels Qairnel agit en qualité de Responsable du traitement, les l’Utilisateur peut exercer par courrier à l’adresse mentionnée à la section “Responsabilités de traitement” de la présente Politique, ou par email à l’adresse suivante : dpo@docteurmemo.fr.
S’agissant des Traitements pour lesquels Qairnel intervient en qualité de Sous-traitant, l’Usager exerce ses droits directement auprès du Partenaire de santé. Le cas échéant, Qairnel peut assister le Partenaire de santé dans le cadre du traitement de la demande d’exercice de droits sans pouvoir y répondre directement.
10. Cookies
Afin d’assurer le bon fonctionnement du Site et des Services et mesurer l’audience du Site, les Utilisateurs sont informés que Qairnel utilise :
- des cookies techniques, qui sont nécessaires au bon fonctionnement du Site et ne nécessitent pas de consentement préalable de la part des Utilisateurs ;
- des cookies de statistiques et mesure d’audience, qui permettent de mesurer la fréquentation du Site. A cet égard, les Utilisateurs sont informés que le Site utilise Matomo, un logiciel libre d’analyse d’audience mesurant l’audience d’un site web à partir de données anonymes de fréquentation.
11. Mises à jour de la présente politique
Qairnel est susceptible de modifier, compléter ou mettre à jour à tout moment la présente politique pour tenir compte d’une évolution légale, règlementaire et/ou jurisprudentielle, d’une modification des caractéristiques des Traitements ou de la mise en œuvre d’un nouveau Traitement, en fonction des Services fournis. La version en vigueur de la politique de confidentialité figure sur le Site.
Dernière modification le 7 février 2024
12. Réclamation auprès de la CNIL
L’Utilisateur peut également poser toute question à la CNIL ou introduire une plainte auprès de cette dernière à l’adresse suivante : Service des plaintes de la Cnil, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22 ou en ligne en cliquant sur le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
13. Recueil de consentement
Consentement au traitement de données à caractère personnel des Visiteurs
L’utilisation des Fonctionnalités nécessite le Traitement des Données à caractère personnel des Visiteurs par Qairnel, dont les caractéristiques sont détaillées ci-avant.
Les Données à caractère personnel des Visiteurs sont nécessaires pour les finalités exposées plus haut, et, notamment pour recueillir un avis médical auprès d’un Partenaire de santé dans le cadre d’une prise en charge adaptée.
Chacune des phrases destinées à recueillir le consentement du Visiteur aux traitements de ses données de santé par Qairnel, doit être suivie “Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, reportez-vous à la politique de confidentialité disponible ici”.
Le consentement aux traitements identifiés par un astérisque (*) est indispensable à la fourniture des fonctionnalités. Le défaut de consentement empêche l’accès au Site et aux Fonctionnalités.
| Oui : ☐ | Non : ☐ | En renseignant mon adresse e-mail, je consens au traitement de mes données de santé par Qairnel, afin de recevoir par email une recommandation générale sur l’opportunité de recueillir un avis médical |
|---|
Consentement au traitement de données à caractère personnel des Usagers
L’utilisation des Services nécessite le Traitement des Données à caractère personnel de l’Usager par Qairnel, dont les caractéristiques sont détaillées ci-avant.
Les Données à caractère personnel des Usagers sont nécessaires pour les finalités exposées plus haut, et, notamment, pour permettre aux Partenaires de santé de prendre en charge les Usagers et/ou de leur fournir un parcours de prise en charge adapté auprès d’un autre Partenaire de santé.
Le consentement aux traitements identifiés par un astérisque (*) est indispensable à la fourniture des services. Le défaut de consentement empêche l’accès au Site et aux Services.
| Oui : ☐ | Non : ☐ | En créant mon Compte Usager, je consens à ce que Qairnel traite mes données de santé à caractère personnel, afin d’orchestrer mon parcours de prise en charge par des Partenaires de santé* |
|---|---|---|
| Oui : ☐ | Non : ☐ | Je consens à ce que Qairnel, afin d’assurer ma prise en charge, traite de mes données à caractère personnel en prenant rendez-vous en consultation en mon nom et pour mon compte, et m’adresse un email de confirmation* |
| Oui : ☐ | Non : ☐ | Je consens à ce que Qairnel, après ma consultation avec un Partenaire de santé, me recontacte afin de me proposer des noms d’autres Partenaires de santé (neurologues, neuropsychologues) ou de centres d’imagerie et gère mon parcours de soin* |
| Oui : ☐ | Non : ☐ | Je consens à ce que Qairnel de procède à l’anonymisation des Données issues du Questionnaire d’orientation et/ou de préconsultation pour procéder à des recherches ou statistiques |
| Oui : ☐ | Non : ☐ | Je consens à ce que Qairnel, après ma consultation avec un Partenaire de santé, me recontacte afin de me proposer de participer à des essais cliniques sur les troubles de la mémoire |
| Oui : ☐ | Non : ☐ | Je consens à recevoir des exercices et contenus partenaires pour renforcer ma mémoire |
| Oui : ☐ | Non : ☐ | Je consens à la transmission de mes questionnaires complétés par Qairnel au Partenaire de santé sélectionné aux fins de prise en charge* |